SMC 2019 - VENDOR PORTAL

SCALE MODEL CHALLENGE 2019

Scale Model Challenge wordt gehouden op 19 en 20 oktober 2019 in het NH Eindhoven Conference Centre Koningshof, Veldhoven.

SMC is misschien wel de meest toonaangevende beurs voor modelbouwliefhebbers, figuurschilders, verzamelaars en handelaren  en heeft sinds de start in 2007 een solide reputatie opgebouwd.

Handelaren, fabrikanten en andere firma’s die op de een of andere wijze met plastic modelbouw en figuurschilderen zijn verbonden,  mogen eenvoudigweg niet op SMC  ontbreken, omdat het naast een uitstekende mogelijkheid is  om uw producten direct aan de juiste doelgroep te presenteren ook een business-to-business event is:  dè plek om bestaande contacten aan te halen en nieuwe contacten te leggen.

SMC is dè ontmoetingsplaats voor hobbyisten, professionals en semiprofessionals. De organisatie informeert  de bezoekers door middel van een gevarieerd aanbod aan handelaren, fabrikanten en clubs, demonstraties, workshops en een grote wedstrijd over de nieuwste ontwikkelingen in de hobby, variërend van nieuwe bouwdozen of figuren, of de nieuwste technieken en producten. Als er één plaats is om u nieuwe producten te introduceren, dan is dit op SMC.

SMC brengt vraag en aanbod samen op een evenement dat in 2018 de grens van 4.000 doelgerichte bezoekers is overschreden.

BELANGRIJK OM TE WETEN!

Twee dagen SMC !
SMC  is een tweedaagse beurs en stands zijn alleen beschikbaar voor twee dagen. Het is niet mogelijk om een stand voor één dag te reserveren.

SMC Tombola bijdragen
Voor alle deelnemende standhouders is het verplicht om een bijdrage aan de tombola te leveren.

Speciale prijzen standhouders
Om logistieke redenen worden er geen prijzen van standhouders meer aangekodigigd of uitgereikt  tijdens de officiële prijsuitreiking. We waarderen uw wedstrijdprijzen ten zeerste, maar we zijn genoodzaakt om de lengte van de jaarlijkse prijsuitreiking te beperken.  Indien u toch een prijs ter beschikking wilt stellen, vragen wij u om ons dit vooraf mee te delen.  Wij verzorgen dan kaartjes die u bij het model van uw keuze op de wedstrijdtafels kunt plaatsen. Op deze kaartjes staat ook vermeld dat de winnaar de prijs zelf bij uw stand dient op te halen, waarmee u een goede gelegenheid heeft om persoonlijk met de winnaar in contact te komen.

Betaling van uw stand
Zoals altijd is de betaling van uw stand bij vooruitbetaling verschuldigd.
De uiterste betaaldatum is 15 juni 2019 , maar wanneer u vóór 30 januari 2019 heeft geboekt en wij uw betaling vóór 31 maart 2019 ontvangen geldt een korting van 15% op de tafelprijs, 

Beleid m.b.t. verkoop van namaakartikelen
Op SMC is het absoluut verboden om namaak producten aan te bieden. Wanneer u zich aanmeld met een stand gaat u onvoorwaardelijk met deze regel akkoord. Wanneer wij op uw stand toch namaakproducten aantreffen zult u worden gesommeerd om de show direct te verlaten, zonder recht op restitutie van betaalde kosten en kunt u in de toekomst niet meer deelnemen aan SMC.

Openingsuren van uw stand tijdens de beurs
U bent verplicht om uw stand geopend te houden tijdens de show op zaterdag tot 17:00 uur en op zondag tot 15:45 uur, wanneer de prijsuitreiking begint. Eerder afbreken dan zondag 15:45 uur is onder geen enkele voorwaarde toegestaan. Onze bezoekers betalen  voor toegang tot de beurs en mogen verwachten dat zij van alles wat SMC te bieden heeft kunnen genieten.

Attentie: Vrijdag 18  oktober is voorzien voor de opbouw van de beurs (voor u tussen 14:00 en 18:00). Volgens ons contract met NH Eindhoven is commercieel gebruik van de hallen, voor verkoop dus, op vrijdag niet toegestaan.

ALGEMENE INFORMATIE VOOR STANDHOUDERS

Datum en plaats

Zaterdag 19 oktober & Zondag 20 oktober 2019
NH Eindhoven Conference Centre Koningshof
Locht 117, 5504 RM Veldhoven Nederland
Diezehal – Genderhal/-foyer – Kempenhal– Beneluxhal/-foyer, Baronie- en Brabanthal, Meierij- en Limburgfoyer en diverse conference rooms

Openingstijden

Zaterdag 19 oktober:  10:00 uur tot 17.00 uur
Zondag 20 oktober   :  10:00 uur tot 17.00 uur

Opbouw- en afbouwperiode

Opbouw:
Vrijdag 18 oktober van 14:00 tot 18:00 uur. Vooraf overleg  met organisatie is vereist.
Zaterdag 19 oktober van 07:30 tot 09:45 uur.
Uw stand dient om 09:45 uur gereed te zijn voor de bezoekers. Om 10:00 gaan de deuren open voor publiek.

Afbouw:
zondag 20 oktober na 15:45 uur (na begin prijsuitreiking)
Het is niet toegestaan om eerder af te breken en de hal dient om 19:00 leeg te zijn

 

Aanvoer expositiegoederen (goed lezen aub!)

U kunt met de auto tot bij deur 9 van de Beneluxhal komen (zie de plattegrond elders op deze pagina).

Indien u uw beursgoederen eerder wil laten bezorgen is dat mogelijk wanneer u de zending van de volgende informatie voorziet. Dit laatste is essentieel!

NH neemt uw goederen vanaf 14 oktober aan.

1. Uw firma naam

2. NH Eindhoven Conference Centre Koningshof
Locht 117
5504 RM Veldhoven
Nederland

3. Event:  Scale Model Challenge 2019
Referentie: MB239255
Contact : Mw. Inge Slot
Tel. + 31 (0)40 253 7475

.

Parkeren (belangrijk!)

Voor standhouders zijn gereserveerde plaatsen achter de Beneluxhal beschikbaar (zie plattegrond elders op deze website).

Bij aankomst, van vrijdag t/m zondag van het beursweekend dient u de ingevulde parkeerkaart achter uw voorruit te hebben geplaatst zodat onze parkeerbeheerders u naar de juiste parkeerplaatsen wijzen.  Deze parkeerkaart dient duidelijk zichtbaar en volledig ingevuld achter de voorruit van uw auto te worden geplaatst, en is verplicht vanwege de veiligheid- en brandweervoorschriften, indien u rond de beurshallen parkeert.
De link naar de parkeerkaart voor handelaren vindt u verderop op deze pagina.

U mag uw voertuig laten staan tot zondag na afloop van de beurs op de daartoe aangewezen plaatsen. U dient echter altijd de parkeerkaart te gebruiken en de instructies van onze parkeerbeheerders ten alle tijden strikt op te volgen. Het parkeerbeheer tijdens SMC 2018 wordt door een externe partij verzorgd.

Zonder parkeerkaart mag u in geen geval uw voertuig  achter de hallen parkeren. Voertuigen zonder parkeerkaart zullen worden weggesleept en de daaruit voortvloeiende kosten zijn voor u.

 

Betaald parkeren bij NH (lezen aub!)

NH heeft in 2018 betaald parkeren ingevoerd. Deze kosten zijn niet in onze stand- of andere prijzen verdisconteerd. De huidige tarieven zijn:

  • eerste drie uren: gratis
  • elk volgende uur: € 1.50
  • maximum tarief: € 5/24 uur

De parkeertarieven gelden ook voor hotelgasten

Overnachtingen NH Hotel (NIEUW)

NH Eindhoven Conference Centre Koningshof is ook een uitstekende hotel accommodatie. Het hotel is verbonden met  de beurshallen en is een fantastische optie voor uw verblijf tijdens SMC.

Tijdens het SMC weekend kunt u van enkele voordelen genieten: gereduceerde tarieven, geen vooruitbetaling vereist, en gratis annuleren tot een week voorafgaand aan de beurs.

Op de hotelreserveringspagina (te vinden via het hoofdmenu van onze website) vindt u de alle informatie over NH Eindhoven en tevens vindt u daar de link naar de NH reserveringswebsite. De speciale voorwaarden en tarieven gelden uitsluitend als u via de NH  reserveringswebsite boekt en de promotiecode : deze volgt z.s.m. gebruikt bij het reserveren.

Op dezelfde pagina vindt u eveneens een PDF bestand met alternatieve hotels, B&B’s en andere plaatsen om te overnachten tijdens SMC.

 

Catering

De catering tijdens deze dagen wordt verzorgd door het NH Eindhoven Conference Centre Koningshof. De catering is geplaatst in de Brabanthal met een ruime hoeveelheid tafels en stoelen.

NH Conference Centre Koningshof verzorgd ook een mobiele catering die ook bij uw stand langskomt, zodat u uw stand niet hoeft te verlaten.

In de grootste hal, de Benelux hal, is ook een kleine bar voorzien waar u non-alcoholische drankjes en snacks kunt verkrijgen tijdens de beurs.

 

Diners tijdens SMC 2019 (belangrijke wijziging!)

Op zaterdagavond 19 oktober organiseren wij een welkomstbuffet voor alle aanwezigen. De kosten daarvan bedragen worden op de website nog aangekondigd

Voor degenen die langer blijven is er ook op zondagavond na afloop van de beurs een buffet. ook de kosten hiervan vermelden we later. 

In de hotel lobby van het NH Eindhoven Conference Centre Koningshof is een aparte verkoopdesk waar u vouchers voor het diner kunt kopen. U kunt deze vouchers bij aankomst of tijdens SMC verkrijgen gedurende uw verblijf, zolang de voorraad strekt.
Vooraf aanmelden voor de diners is niet langer mogelijk.

U vindt alles over de diners via het hoofdmenu van deze website.

 

UW STAND

Tafels en vloerruimte
  • Stands bestaan uit tafels van 200×75 cm die u eventueel kunt combineren met leeg vloeroppervlakte voor bijvoorbeeld eigen display materiaal of eigen tafels
  • Onze tafels worden afgerokt (met zwart doek) ter beschikking gesteld. Indien u eigen kleden heeft mag u deze over onze doeken leggen.
  • U bent hoe dan ook verplicht om uw tafels af te dekken, ook als u zelf tafels meeneemt.
  • Alle stands hebben toegang tot stroomvoorziening. U dient zelf wel verlengkabels of haspels mee te nemen.
  • Bij elke stand vindt u een vuilniszak voor klein afval.
  • We kunnen u, indien gewenst, scheidings- of achterwanden aanbieden tegen een vergoeding. Dit zijn zg. harmonica- of vouwwanden. Deze komen per twee en elk paar is opgesteld 220 cm hoog en 160 cm breed.
Prijzen

Sinds november 2018 is SMC in de Stichting Oh FOr Zero ondergebracht en zijn wij BTW-plichtig!

Vooruitbetaling van het volledige bedrag vóór 15 juni 2019 is vereist. 

  • Verkooptafel: € 105/tafel met 15% korting wanneer u voor 31 maart juni 2019 betaald en vóór 31 januari 2019 heeft gereserveerd
  • Lege vloerruimte: € 53/meter met 15% korting wanneer u voor 31 maart juni 2019 betaald en vóór 31 januari 2019 heeft gereserveerd
  • Harmonica achterwand: € 12/per paar, geen korting van toepassing
  • Service kosten: € 27,50 /stand*, geen korting van toepassing
  • Tafels mogen altijd met lege vloerruimte worden gecombineerd.
  • Alle genoemde prijzen zijn exclusief BTW

Service kosten zijn kosten die NH ons bijkomend in rekening brengt voor algemene zaken zoals schoonmaken, beperkte afvalverwijdering, stroomverbruik, verwarming, technische support etc. Dit is een vast bedrag en niet afhankelijk van de grootte van uw stand of van het aantal tafels.

Inbegrepen in de prijzen en servicekosten
  • Gebruik van de gehuurde tafels gedurende de beursperiode, opbouw en afbouw
  • Meubilair: alle stands worden voorzien van het aantal stoelen dat u bij reservering dient aan te geven
  • Electra aansluiting (230v) 3kw
  • Stroomverbruik (230v) van verlichting en overige apparatuur
  • Schoonmaak
  • Bijdrage verwijdering klein afval
  • Plaatsing en opruimen tafels/stands
  • Tafelkleden
Niet inbegrepen in de prijzen en servicekosten
  • Verzekering van uw tentoongestelde goederen
  • Planten, extra verlichting, extra meubilair en aankleding
  • Krachtstroomaansluiting
  • Verwijdering van grof vuil en lege dozen. Deze dient u zelf mee terug te nemen
  • Aanvullende vouwwanden (zg. “Harmonica-wanden”)
  • BTW 
  • Parkeren bij NH Eindhoven Conference Centre Koningshof

Neem contact met ons op indien u van het bovenstaande gebruik wenst te maken (dit is niet van toepassing op BTW en parkeren)

Internet aansluiting

NH Koningshof beschikt over een vrij toegankelijk WiFi netwerk, maar indien u gebruikt maakt van bijvoorbeeld elektronisch betalingsverkeer is het misschien handig om een priority line (password toegang) aan te schaffen

De kosten hiervoor zijn bescheiden: € 1 per Mb/per gebruiker/per dag

Neem hiervoor rechtstreeks contact op mevr. Inge Slot van NH Koningshof. Email: groups.nhkoningshof@nh-hotels.com

ID Polsbandjes (Belangijke wijziging voor 2019. Goed lezen aub.)

De organisatie zal zorg dragen voor de polsbandjes van de standbemanning. Het aantal personen van de standbemanning dient  u op te geven via het online inschrijfformulier.

Het aantal polsbandjes per standhouder is gelimiteerd en afhankelijk van de grootte van uw stand of  het aantal tafels dat u reserveert met de volgende verdeelsleutel:

2-6 meter           :             maximaal 2 polsbandjes
7-12 meter         :             maximaal 3 polsbandjes
vanaf 13 meter  :             maximaal 5 polsbandjes

Wij berekenen € 10 per persoon  die u extra als standbemanning meeneemt

We verkopen geen extra polsbandjes meer aan de deur op 18-19-20 oktober. Voor standbemanning die u dan extra meeneemt (meer dan vooraf opgegeven) betaald u het normale toegangstarief aan één van de kassa’s.

Algemeen en Voorwaarden
Alle commerciële uitingen buiten de gehuurde standruimte en het gebruik van geluidssystemen zijn niet toegestaan
Door aanmelding van uw stand gaat u akkoord met onze voorwaarden zoals die elders op deze pagina staan vermeld.

Voorwaarden voor standhouders op Scale Model Challenge 2019

  1. SMC 2019 is een tweedaags evenement en stands kunnen alleen voor beide dagen worden gereserveerd. Reserveringen voor één dag zijn niet mogelijk.
  2. Inschrijven kan uitsluitend via dit online aanmeldingsformulier. Na inschrijving via dit invulformulier ontvangt u van ons een automatisch gegenereerde bevestiging.
  3. Wij accepteren enkel aanmeldingsformulieren waarop een geldig mobiel telefoonnummer is ingevuld waarop wij u in het weekend van de beurs kunnen bereiken.
  4. De prijs per tafel (200×75 cm) is € 105. LET OP:Bij betaling vóór 31 maart 2019 heeft u recht op 15% korting op de tafelprijs, vooropgesteld dat wij uw reservering voor 31 januari 2019 hebben ontvangen. Deze korting is niet van toepassing op de servicekosten of eventuele vouwwanden. Lege vloerruimte voor eigen displays is eveneens beschikbaar tegen een speciaal tarief per unit (1 unit is = 100×75 cm)
  5. Indien u lege vloerruimte huurt en eigen tafels meeneemt houdt er dan wel rekening mee dat u de tafels voorziet van tafelkleden. Kale tafels zijn niet toegestaan. In dat geval zullen wij uw tafels ter plaatse voorzien van kleden tegen een betaling van € 50, exclusief BTW.
  6. Het is niet toegestaan om goederen of displays te plaatsen buiten de door u gereserveerde ruimte. Dus niet voor of naast de tafels of buiten de markeringen van de lege vloerruimte.
  7. Service kosten per stand bedragen € 27,50.
  8. Het aantal toegekende polsbandjes voor standbemanning is in overeenstemming met de grootte van uw stand volgens onderstaande verdeelsleutel:

     2-6 meter          : maximaal 2 polsbandjes
     7-12 meter        : maximaal 3 polsbandjes
     Vanaf 13 meter : maximaal 5 polsbandjes

        1. Voor extra standbemanning rekenen wij € 10 per persoon (voor twee dagen). Op 18-19-20 oktober is er geen mogelijkheid om nog polsbandjes bij te kopen.
        2. Alle prijzen zijn exclusief 21% BTW.
        3. Alle stands zijn voorzien van stroomaansluitingen. Dit is bij de servicekosten inbegrepen. Neem a.u.b. uw eigen verlengkabels mee.
        4. Alle deelnemende exposanten zijn verplicht een bijdrage voor de tombola te doneren.
        5. Betaling van uw stand is altijd bij vooruitbetaling verschuldigd. Uw betaling dient vóór 15 juni 2019bij ons binnen te zijn. Betalingen na 31 maart dienen zonder aftrek van de korting te worden voldaan.
        6. Bij betaling via Paypal brengen wij altijd 5% kosten in rekening.
        7. Wanneer u onverhoopt verhinderd bent om te komen, verwachten wij dat u ons daarvan tijdig op de hoogte stelt. Afmelden kan uitsluitend per email aan scalemodelchallenge@gmail.com
        8. Afmeldingen voor 15 juni 2019 worden niet berekend. Indien u reeds heeft betaald betalen wij het volledige bedrag minus eventuele bankkosten aan u terug.
        9. Afmeldingen tussen 16 juni en 31 augustus 2019 worden belast aan 50% van het totaal van het bedrag op onze bevestiging. Indien u reeds heeft betaald betalen wij het bedrag minus eventuele bankkosten aan u terug.
        10. Afmeldingen na 31 augustus 2019 worden belast aan 100% van het totaal van het bedrag op onze bevestiging.
        11. SMC staat de verkoop van illegaal gekopieerde producten niet toe en wij voeren een zero tolerance beleid. Door u aan te melden met een verkoopstand gaat u hiermee onvoorwaardelijk akkoord. Standhouders die toch dergelijke producten aanbieden tijdens SMC zullen worden gesommeerd om de beurs direct te verlaten, zonder teruggave van het standgeld en worden permanent uitgesloten van deelname aan SMC. Eventuele schade die SMC ondervind van dergelijke verkopen zullen op de standhouder worden verhaald.
        12. Standhouders zijn verplicht om hun stand open te houden tot 17:00 op zaterdag en op zondag tot 15:45, wanneer de prijsuitreiking begint. Het is onder geen enkele omstandigheid toegestaan om op zondag eerder af te breken dan om 15:45 uur.
        13. Opbouw van uw stand op vrijdag is mogelijk, maar vanwege de overeenkomst met NH Eindhoven is verkoop op vrijdag niet toegestaan!
        14. Door inschrijving van uw stand voor Scale Model Challenge gaat u onvoorwaardelijk akkoord met deze voorwaarden.

        SMC 2019 Adverteren en partnerships

        Wij bieden diverse mogelijkheden voor partnerships en staan open voor andere suggesties.  Er zijn geen richtlijnen over wat een partnerschap precies inhoudt, maar het mag duidelijk zijn dat wij naar financiële partners zoeken om de show te runnen.

        Mogelijkheden zijn altijd bespreekbaar……neem gerust contact met ons op.

        In elk geval zal uw banner op de SMC website worden geplaatst en in de PowerPoint worden getoond die tijdens de show continue draait.

        We plaatsen de logo’s van alle sponsors  op de SMC website. U dient dit logo echter wel zelf aan te leveren. Wij plaatsen dit zodra wij u betaling voor sponsoring of de advertentie hebben ontvangen.

        Stuur ons uw logo aub in .Jpg format.

        P-KAART (VERPLICHT)

        Download de P-Kaart (PDF file)

        SMC PLATTEGROND

        Bekijk de voorlopige SMC plattegrond

        MAAK UW STANDRESERVERING

        Momenteel (8 januari 2019) is alle beschikbare standruimte volgeboekt. Het inschrijfformulieren blijft beschikbaar, maar houdt er rekening mee dat u bij inschrijving vanaf vandaag op de wachtlijst wordt geplaatst. Wij nemen contact met u op zodra er plaats beschikbaar komt.

        RESERVERINGSFORMULIER

        Reserveer uw stand door het ingevulde online formulier naar ons te sturen. Klik hier om verder te gaan.

        Pin It on Pinterest

        Share This